Primeros días de septiembre.
Abrimos el correo, recuperamos conversaciones y volvemos a entrar en proyectos que dejamos aparcados unas semanas antes.
Y empiezan las preguntas.
¿Dónde estaba aquel documento? ¿Cuál era la última versión? ¿Qué decidimos finalmente en aquella reunión? ¿Quién tenía pendiente continuar esta tarea?
La vuelta de vacaciones tiene una curiosa capacidad para poner a prueba la memoria de las organizaciones.
Durante el trabajo diario acumulamos una enorme cantidad de contexto. Recordamos dónde guardamos un archivo, qué hablamos con un compañero o por qué tomamos determinada decisión.
Después de unas semanas fuera, parte de ese contexto desaparece.
Y quizá eso nos permita descubrir algo sobre nuestra forma de trabajar.
Cuando encontrar información depende de recordar dónde está
Durante años, uno de los grandes retos tecnológicos de las organizaciones fue almacenar información.
Hoy podemos conservar prácticamente todo.
Documentos, correos electrónicos, conversaciones, reuniones, archivos compartidos, tareas, proyectos...
El problema empieza a ser otro: encontrar exactamente lo que necesitamos cuando lo necesitamos.
No basta con saber que un documento existe. Necesitamos localizarlo, identificar cuál es la versión correcta y entender el contexto en el que fue creado.
Cuando para hacerlo tenemos que recordar quién nos lo envió, en qué conversación se compartió o en qué carpeta decidimos guardarlo, una parte importante de la organización de la información continúa dependiendo de nuestra memoria.
La información puede estar disponible y seguir siendo difícil de encontrar
Una organización puede disponer de excelentes herramientas digitales y, aun así, tener su información dispersa.
Un documento puede comenzar en el ordenador de una persona, enviarse por correo, modificarse después de una reunión, compartirse en un espacio colaborativo y terminar guardado en una carpeta común.
En algún momento aparecen:
- “Documento final”.
- “Documento final v2”.
- “Documento final definitivo”.
Y, con algo de suerte, “Documento final definitivo bueno”.
La situación resulta familiar precisamente porque no es únicamente un problema tecnológico.
También tiene que ver con cómo utilizamos las herramientas y con los hábitos que construimos alrededor de ellas.
Colaborar también significa conservar el contexto
Cuando trabajamos juntos no compartimos únicamente archivos.
Compartimos decisiones.
¿Por qué elegimos esta opción? ¿Qué alternativa descartamos? ¿Qué quedó pendiente? ¿Quién debía continuar el trabajo?
Parte de ese conocimiento queda registrado. Otra parte permanece repartida entre correos, conversaciones, reuniones y, muchas veces, la memoria de quienes participaron.
Mientras esas personas están disponibles, el sistema funciona.
El problema aparece cuando alguien está de vacaciones, cambia de proyecto o abandona la organización.
Entonces descubrimos que conservar un documento no siempre significa conservar el conocimiento que permitió crearlo.
Menos tiempo buscando, más tiempo trabajando
Organizar mejor nuestro entorno digital no debería consistir simplemente en incorporar nuevas herramientas.
En muchas ocasiones puede empezar por cuestiones mucho más sencillas: acordar dónde debe almacenarse determinada información, evitar duplicidades, mantener criterios comunes para los documentos o registrar aquellas decisiones que serán importantes más adelante.
La tecnología puede ayudarnos enormemente a buscar, compartir y organizar información.
Pero necesita que exista cierta lógica detrás.
De lo contrario, corremos el riesgo de disponer de cada vez más información y dedicar también cada vez más tiempo a encontrarla.
Una pequeña prueba para septiembre
La vuelta a la rutina puede ser un buen momento para observar cómo trabajamos.
No hace falta realizar una auditoría ni implantar una nueva plataforma.
Basta con intentar recuperar alguno de los proyectos que dejamos antes del verano.
¿Cuánto tardamos en saber dónde estábamos?
¿Encontramos fácilmente la documentación?
¿Sabemos qué decisiones se habían tomado?
¿Podría hacerlo otra persona sin preguntarnos?
Las respuestas probablemente digan bastante sobre cómo gestionamos nuestro conocimiento.
Porque quizá una buena forma de medir cómo organizamos la información sea muy sencilla: